コピー、書類整理、単純入力作業・・・雑用を頼むと嫌な顔をする人もいますが、「雑用できない人は仕事できない」って思っているので、次から頼みません。
コピーを頼んで、ホッチキスで止める。この単純なことでも、書類をガタガタでホッチキスを止める人とかいますよね？気にならないの？って思っちゃいます。「これ、外向けの資料だから」と声を掛けても駄目な場合もあるんです。
仕事の大部分は雑用が多いもの。その雑用を丁寧にできない人は、やっぱり「この人に頼んだらやばいな」って周りは思っちゃうわけです。
雑用ばっかりで・・・って思ったときにこそ、雑用からヒントを見つけ、周りの信頼を得ましょう。
雑用からヒントを見つける
雑用って例えばどんな仕事があるでしょう。私の周りでは、
- コピー
- 単純入力業務
- 書類整理
などが主にあります。私も進んで雑用はするほうです。雑用はキライではないんです。ただ、立場上、下の人に雑用をお願いしないといけないことのほうが多くなってきました。
なので、雑用を頼むこともしばしばあるわけですが、雑用に対する取り組みが人によって全然違います。
雑用への姿勢が悪い人
なんだよ・・・雑用かよって思う人は、基本的に仕事が粗いです。すんごく粗い。
なので、あとでこっそり確認作業が必要なんです。そう、上司の負担を増やしているんですよね。これだと、頼まなきゃよかったって思っちゃうんです。
でも、これ気付いていない人多いです。
先日、係長級以上の社員が集まる場で話がありましたが、「Aは、仕事への気持ちは強いんだけど、粗いし、なにより雑用ができない」という意見が出ていました。みんな感じることはおんなじなんです。
書類一つとっても、「誤字脱字」があるかないかも確認しなきゃいけない。ある程度は確認するけど、まず自分で防げるレベルまではしておいてほしいのが本音。
雑用への姿勢が良い人
内心は別として、雑用に対してもちゃんと取り組む人は、信頼できます。雑用は、基本的な仕事の凝縮だからですね。
コピーを取ることひとつをとっても、段取りがいいんです。
どうしたら、最短かつ正確にできるか、を考えているんだと思う。数枚程度のコピーであれば、頭を使う必要はないけど、100枚、200枚、それも数種類・・・となった場合は、それなりの時間もかかってきますからね。
雑用からもヒントを得よう
雑用をきちんとできるかどうかで、
- その人が基本的な業務でミスをしない人なのか
- 自分の仕事に対して時間管理を意識しているか
- その仕事に対して責任を持っているか
と、上の人たちは見ているわけです。
そして、雑用からも仕事のヒントを見つけることができます。ただ単にコピーを頼まれてコピーだけする人と、書類の中身を見る人あるいは上司に質問する人とでは、差がでてきますよね。
私の周りでも仕事ができる人は、例外なく雑用もきちんとこなせる人です。
面接で簡単な雑用を実演させるといい
人事にも提案しているんですが、面接試験で雑用をさせるのもいいんじゃないかって。
- 段取り力
- 時間管理
この2つは見ることができます。言葉は悪いけど、どんくさい人よりも段取りがいい人のほうが採用したいですからね。
雑用の重要さを改めて知る
cegoh / Pixabay
こんなことを書くのも、雑用に対する仕事の姿勢あるいは方法で、
その人が信頼できるかどうかを判断できるんだな
って思うことがあったからです。
これは、内部の人であっても、委託先など社外の人であっても同じ。電話対応、ホウレンソウ、書類整理のセンス、当たり前のことをばかにせずに当たり前にできる人は信頼できます。
振り返ると、仕事の大部分、8割くらいは雑用と呼べるような仕事かもしれません。残りの2割で重要な交渉やコアな判断をするわけですが、8割の雑用の中に膨大な準備や下調べがあるからこそ、2割が活きてくる。2割を活かすことができる。
そう思えてなりません。
特に、新入社員の方などがそうですが、雑用をきちんとできる。当たり前のことが普通にできる。特別な能力は必要ありません。特別すごい仕事が必要でもありません。ただただ、きちんとできることで基本的な信頼は得ることができます。
丁寧にやる人はやっぱり強いんですよね。豪快な人でも、実は緻密だったりする。
小さなことの積み重ねが信頼を作っていけるんでしょうね。仕事も”雑”と思ったときほど、ミスが出たりしますんでね。
では。
